LegalSolutionDOC®– Gestione digitale archivio documenti

Per organizzare, catalogare e ricercare i tuoi documenti aziendali con una piattaforma digitale di Document Management semplice e potente integrata con WHERE Automotive ERP.

La conservazione digitale dei documenti informatici è un processo che si serve di soluzioni informatiche, come previsto dall’art. 44 del CAD, che assicura il mantenimento del valore giuridico dei documenti e garantisce la loro autenticità, integrità e leggibilità a lungo termine. LegalSolutionDOC® permette di conservare a norma i tuoi documenti senza pensieri. 2C Solution, infatti, è un ente accreditato AgID per la conservazione digitale a norma.

Con la dematerializzazione è possibile proteggere i documenti dal deterioramento del tempo e da tutti i rischi connessi a un’archiviazione fisica. Sarà possibile anche predisporre delle copie virtuali del documento e definire regole di accesso alla sua visualizzazione per aumentare ancora di più la sicurezza dell’archivio digitale.

Vantaggi della gestione documentale digitale

  • Organizzazione

Non perdere più nessun documento, organizza automaticamente e in modo ordinato il tuo database aziendale.

  • Efficacia

Elabora velocemente le tue informazioni con un database aziendale facilmente accessibile e consultabile.

  • Efficienza

Ordina il flusso dei dati e dei file gestiti dall’azienda (fatture elettroniche, pdf, DDT, allegati email ecc.); in questo modo verranno migliorate le performance dei flussi di lavoro e ottimizzata la distribuzione delle risorse umane.

  • Sicurezza

Conserva i documenti legali e fiscali a norma di legge e in totale sicurezza per 10 anni.

Funzionalità di LegalSolutionDOC®

Fascicolazione

Il DMS di LegalSolutionDOC® ti consente di organizzare i tuoi documenti in fascicoli individuabili per categoria. Potrai così ordinare i tuoi dati per mese, anno, nome cliente, ecc.

Ricerca FULL TEXT

Ricerca i tuoi documenti grazie a FullText: un motore di ricerca semantica brevettato che ti consente di ricercare parole o intere frasi da qualunque file archiviato.

Multi device

I contenuti archiviati con LegalSolutionDOC® e le eventuali aggregazioni sono accessibili e consultabili da qualunque dispositivo (desktop, tablet e smartphone), secondo il profilo e il ruolo definiti per ciascun utente.

Piattaforma in cloud

Grazie alla tecnologia in cloud, i tuoi documenti saranno accessibili ovunque da remoto. Potrai essere sempre sicuro di non perdere i tuoi dati grazie alla predisposizione di backup di qualità in grado di compiere diversi salvataggi nel tempo e su spazi diversi dalla sorgente. Al riparo dagli attacchi esterni, i tuoi documenti saranno protetti a norma di legge e non dovrai preoccuparti più di nulla.

Utenti illimitati

Con LegalSolutionDOC® potrai definire permessi di accesso abbinabili ai singoli utenti. Sei tu a decidere chi può avere accesso alla consultazione o alla gestione dei documenti. Potrai anche congelare i tuoi documenti con una data ben precisa, rendendoli non più modificabili a norma di legge.

Controllo dei Log

Puoi sempre controllare le attività svolte nel tuo archivio grazie al controllo dei log.

Integrazione di LegalSolutionDOC® con WHERE Automotive ERP

Informatica Centro ha implementato specifici connettori che rendono trasparente e continuo il colloquio tra WHERE Automotive ERP e la piattaforma digitale di Document Management di 2C Solution (SolutionDOC®).

Principali funzioni

Caricamento automatico

Caricamento automatico dei documenti attivi emessi da WHERE ERP e tutte le relazioni tra di essi (es. flusso ordine, D.D.T., fattura).

Abbinamento automatico

Abbinamento automatico in fase di scansione multipla dei documenti passivi con le relative registrazioni contabili e documenti di carico

Visualizzazione

Visualizzazione dei documenti archiviati direttamente dal software gestionale WHERE ERP.

Vantaggi principali dell'integrazione

Disponibilità documenti

Disponibilità immediata di tutti i documenti elettronici per tutti gli utenti che ne hanno bisogno

Tracciabilità

Tracciabilità di tutti i documenti archiviati (offerte, DDT, fatture, ecc.)

Riduzione tempi

Abbattimento dei tempi di riproduzione e movimentazione dei documenti

Contattaci per saperne di più

Vuoi maggiori informazioni sui prodotti o vuoi richiedere una demo gratuita?
I campi contrassegnati da (*) sono obbligatori