Gestione documentale

InOrdine è il software innovativo per la gestione documentale aziendale e la conservazione sostitutiva integrato con WHERE Automotive ERP.

InOrdine supporta tutte le attività di gestione della documentazione in azienda: acquisizione, archiviazione, classificazione, ricerca e condivisione in modo semplice e veloce di tutti i documenti aziendali, indipendentemente dal formato.

Gestione documentale

Dotarsi di un sistema di gestione documentale è fondamentale per salvaguardare il patrimonio informativo aziendale, consentire una condivisione di informazioni fra risorse interne, risparmiare tempo nella ricerca delle informazioni, risparmiare carta e spazio fisico da dedicare ai documenti.
Le principali caratteristiche della soluzione InOrdine per la gestione documentale

  • Soluzione web senza limiti di utenti

InOrdine è fruibile attraverso il browser senza la necessità di installare il software sul client. InOrdine viene fornito con la possibilità di essere utilizzato senza limiti di utenti.

  • Ricerca documenti

La ricerca è facile ed intuitiva: inserendo una qualsiasi parola o frase contenuta in uno dei documenti che fanno parte del fascicolo o in una delle informazioni di classificazione, come il numero di protocollo, date di riferimento, argomenti trattati, nominativi dei clienti o fornitori, i documenti saranno resi disponibili in base ai livelli di privilegio legati al ruolo dell’utente. La copia in formato elettronico di ogni singolo documento è resa disponibile per la stampa e per la condivisione all’interno o all’esterno dell’organizzazione.

  • Acquisizione e classificazione documenti

InOrdine consente di acquisire i documenti tramite scansione, email oppure tramite drag&drop, trascinando l’insieme dei documenti all’interno di uno dei raccoglitori virtuali. InOrdine provvederà poi in maniera automatica ad inserire i documenti nelle cartelle relative in funzione delle regole di classificazione stabilite.

  • Riconoscimento del contenuto

Il sistema riconosce il contenuto di ogni singolo documento ed è in grado di estrapolare le informazioni necessarie alla loro classificazione, in funzione delle regole impostate. Per le fatture di acquisto ad esempio è possibile individuare ed estrarre i dati necessari alla registrazione contabile; per i documenti di carico si possono individuare le informazioni del corpo del documento ed utilizzarle per l'inserimento dei movimenti di magazzino.

  • Pubblicazione documenti

InOrdine permette di pubblicare documenti, fatture, DDT, rendiconti provvigionali, cedolini, comunicazioni aziendali attraverso Internet o Intranet in modo semplice, dinamico e sicuro, tramite integrazione al sito web aziendale.

  • Workflow

Il sistema può essere istruito per avviare segnalazioni al personale dell’organizzazione al verificarsi di alcuni eventi, come: richieste di offerta, conferme d’ordine, non conformità, ecc. Ogni utente ha a disposizione un’area riservata dove sono elencati i propri compiti. L’assegnatario può ricevere feedback ad ogni variazione di stato del compito che ha assegnato, o riceverne uno alla sua conclusione. Sono disponibili numerosi modelli di Workflow già configurati ed attivabili in funzione delle necessità, ma il sistema consente di creare modelli ad-hoc per rispondere alle singole esigenze dei diversi processi aziendali.

Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva consente di equiparare, rispettando determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alle aziende di ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione dei documenti.

InOrdine permette di conservare i documenti in formato digitale rispettando le norme definite dall’AgID. I documenti che si desiderano portare in conservazione sono estratti in lotti di conservazione apponendo la marca temporale e la firma digitale. Le copie dei documenti inviati in conservazione saranno automaticamente convertite in PDF/A ed InOrdine provvederà ad aggiungere ai documenti originali le informazioni dei lotti di conservazione ai quali appartengono.

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